Capcana software-ului pentru companii

Una dintre provocarile cu care are de-a face managementul companiilor sau administratorii IT are legatura cu disponibilitatea in masa a software-ului. Bineinteles, software-ul are foarte multe beneficii, insa poate fi extrem de dificil sa tii cont de actualizari si sa decizi ce este important pentru business.

Cea mai mare problema este reprezentata de software-ul de tip SaaS care este vandut contra unui abonament lunar, de regula mult mai ieftin decat orice alt software cu care suntem sau eram obisnuiti sa folosim pe calculator ca aplicatie individuala.

Software-ul de astazi rezolva orice problema. Si cum intr-o companie exista multe probleme, atunci luam multe software-uri care sa rezolve multe probleme. Numai ca aceasta este o solutie contra-productiva, deloc scalabila, chiar nociva as spune.

As vrea ca acest articol sa fie unul exhaustiv, asa ca o sa fie nevoie de un cuprins:

Status quo si propria experienta

Se intampla sa am ceva experienta in zona aceasta de IT&C si, dupa ce am ajutat multe companii sa-si dezvolte si eficientizeze partea de software, cred ca pot sa trag o concluzie sau educated guess.

In cadrul unei companii unde apetitul pentru digitalizare si automatizare este mare exista, de regula, o mare problema care este reprezentata de numarul mare de soft-uri, software si soft-ulete utilizate.

O sa dau un exemplu pentru o companie de retail cu 30 de angajati si suita de software utilizata:

  • Solutie de ERP
  • Solutie de CRM
  • Solutie de BI
  • Solutie de WMS
  • Solutie de CMS
  • Solutie de E-Commerce
  • Solutie de pontaj/ HR
  • Solutie de Voip
  • Solutie de time tracking
  • Teams
  • SharePoint
  • Outlook
  • Excel
  • Word
  • OneDrive
  • Antivirus
  • Alte 10-15 solutii de tip SaaS care rezolva o anumita problema de business

Evident, nu toti angajatii trebuie sa stie toate soft-urile, insa o mare parte, cu siguranta da. Acum imagineaza-ti ca fiecare dintre solutiile astea au date. Si stii cum e, daca ai date, ai rapoarte. Si asa te-ai trezit cu o mentenanta grozava numai pentru a colecta si uniformiza toate datele. Nici nu luam in considerare partea de mentenanta infrastructura hardware, partea de administrare globala si eventual dezvoltarea si integrare soft-urilor.

Vezi tu, acum pici in capcana software-ului. Esti bombardat cu digitalizare, termeni precum AI si machine learning, Internet-Of-Things, VR, AR, roboti, coboti, RPA, si alte n chestii. Vezi peste tot case-studies care spun: Digitalizarea, daca nu acum, atunci cand?.

Toate chestiile de mai sus sunt legitime, sunt bune, sunt misto, sunt foarte tari, insa nu sunt pentru tine. Chiar daca iti permiti abonamentele de cateva sute de euro pe luna, asta nu inseamna ca iti vor rezolva problemele. Ba din contra, este posibil sa nu ti le rezolve, dar sigur iti vor crea altele. Care alte probleme inseamna alte costuri. Dar ajungem si la asta.

Economiseste bani sau, in english, save money

Marele dezavantaj, elefantul din camera, este ca cu cat ai mai mult software, cu atat cheltuiesti mai mult. Deloitte avea un raport in 2017 care spunea ca 3% din veniturile unei companii se duc inspre software. Eu as aprecia ca acum, la aproape 5 ani diferenta, avem 5% catre software.

Un simplu abonament, hai sa-i spunem Office 365, te costa 10 EUR pe luna. Daca ai 30 de angajati, atunci vine 10 EUR x 12 luni x 30 angajati, adica 3600 EURO. Si asta doar pentru Office 365. Si pentru ce? Ca sa trimiti email-uri? Ca sa vorbesti pe Teams? Sa ai Excel si Word? Sa ai sute de giga in cloud? Crezi ca exista o productivitate si eficienta mai mare a angajatilor? Eu cred ca astea sunt chestii valabile pentru companii mult mai mari de 30 de angajati.

Este ca si cum ai avea 3 masini. Una pentru serviciu, una pentru zi de zi si una pentru concediu. Cred ca poti renunta la unele dezvavantaje si sa gasesti o masina echilibrata care sa-ti satisfaca toate nevoile, la un nivel decent.

De asemenea, pe langa costurile cu abonamentele sau upfront payments-urile, sigur platesti foarte multi bani pentru dezvoltare si mentenanta. Nu de alta, dar software-ul trebuie sa comunice intre el, altfel vei avea dublu numarului de angajati.

Economiseste timp pentru implementare si training

O implementare a unui software toate sa dureze cateva saptamani, luni sau ani. Multiplica asta cu 3-4-5 alte software pe care le implementezi si vei fi surprins de timpul dedicat. Daca te raportezi doar la cei 10 EUR / luna pe care ii dai pe Office 365, imagineaza-ti ca asta este un software pe care trebuie sa-l implementezi, trebuie sa ai o strategie, trebuie sa oferi training utilizatorilor, samd.

Cei mai multi angajati sunt deja ocupati full-time cu task-urile zilnice, deci ideal ar fi sa limitezi numarul de software pe care vrei sa-l implementezi. In plus, daca aduci complexitate in mediul de lucru, trebuie sa te pregatesti cu angajati care pot duce asta, adica mai buni, cu o competenta digitala mai mare, deci costuri mai mari.

Deci, odata ce software-ul este implementat si functional, pe langa timpul petrecut pentru training-urile angajatilor, trebuie sa iei in calcul si curba de invatare pe care o are software-ul. Nu toti angajatii au acelasi nivel de intelegere si asumare. Aditional, avand atat de mult software in cadrul unei companii, procesul de onboarding al noilor angajati este unul mult mai complicat. Fiecare software adaugat in cadrul companiei mareste timpul in care noii angajati incep sa fie productivi.

Keepit simple, stupid – Acronimul pentru principiul KISS.

Complexity is your enemy. Any fool can make something complicated. It is hard to make something simple. – Richard Branson.

Lucreaza mai rapid si mai eficient

Orice ai nevoie sa faci – trimis email, stabilire intalnire, comunicare cu clientii, task management – intotdeauna va exista un software care te va ajuta sa faci chestia asta foarte bine, foarte organizat si foarte rapid. Desigur, exista un punct in care dezavantajele utilizarii multor soft-uri surclaseaza beneficiile utilizarii unui singur software.

Si o sa mai gasesti si o parte simpatica foc. Cum rezolvi problema autentificarii, parolelor utilizatorilor in toate sistemele? Nu toate sistemele folosesc integrari sau sisteme integrate cu password managere, etc. De regula, aceste integrari vin doar la abonamentele de tip Enterprise care nu sunt doar 10 EUR/ luna.

Conform unui studiu, managementul datelor de acces este o activitate care consuma mult timp. Studiul zice ca omul pierde 12 zile din viata incercand sa-si aminteasca sau sa reseteze parole. Asta inseamna, la nivel global, cateva miliarde de ore petrecute doar pentru resetare de parole. Cu cat ai mai putin soft-uri sau cu cat sunt mai bine integrate, cu atat exista mai putine parole de memorat. Asta daca nu ai implementat deja vreun software de management de autentificare. Sigur gasesti ceva ieftin. 🙂 Uite si o lista ca sa-ti fie de ajutor. Ah, nu uita ca probabil ai nevoie de un password manager technology-agnostic.

Si mai e o chestie. Mai este si timpul pe care il petrecem pentru a schimba intre diferile soft-uri pentru a executa diferite task-uri. Un alt studiu arata ca:

We found work to be highly fragmented: people average about three minutes on a task and average about two minutes using any electronic tool or paper document before switching. When interrelated tasks are combined (into what we call working spheres), then 57% of people’s working spheres are interrupted, and people average about 11 minutes in a working sphere before switching to another. People are just as likely to interrupt themselves as to be interrupted by an external source.

Deci, nu numai ca te incetineste, dar iti intrerupe timpul de concentrare/ focus si te distrage destul de mult. Un proces simplu in care nu este nevoie sa tot schimbi soft-ul pentru diverse task-uri este, de fapt, cheia pentru productivitate.

Apropo de concentrare, ia uite mai jos

https://www.whatsthetrick.com/

Vizibilitatea si disponibilitatea datelor

Inainte de a avea orice software, trebuie sa stii ca vei avea nevoie de analiza datelor. Doar in baza datelor poti lua decizii bune. Pentru a analizarea facila si corecta a datelor, acestea trebuie sa fie intr-o forma standardizata astfel incat agregarea lor sa fie un proces simplu.

Atunci cand datele tale sunt impartite in mai multe software-uri, nu poti avea control total al standardizarii. Mai mult decat atat, cu cat ai mai multe solutii, cu atat pierzi mai mult timp sa faci segregare si agregare. Daca te gandesti ca faci soft-urile sa comunice intre ele, trebuie sa stii ca asta este o munca titanica si costisitoare.

Deci, raportarea in baza datelor este dificila deoarece compilarea intr-un format standardizat este dificila si consuma timp. Daca ai nevoie de rapoarte in timp real, imagineaza-ti ca pana cand aduni toate datele si le uniformizezi este posibil ca informatia din raport sa fie perimata.

Deseori vei identifica discrepante intre datele oferite de soft-uri diferite. Daca datele nu sunt corecte 100% este foarte dificil sa iei pulsul companiei. In cel mai bun caz, situatia aceasta poate fi doar o confuzie aparuta in efortul tau de a avea rapoarte corecte. In cel mai rau caz, risti sa iei o decizie gresita pentru compania ta.

In principiu, trebuie sa te asiguri ca datele sunt ingrijite. Daca iti doresti rapoarte precum in imaginea de mai jos, pe langa sfatul anterior mentionat, evita si cele 7 greseli mentionate aici.

zebrabi.com

Software mai putin, dar mai bun

2 sfaturi pe repede inainte

  1. Nu exista niciun software future-proof. Este o capcana.
  2. Nu trebuie sa folosesti un software doar pentru ca iti rezolva o problema.

Cand angajatii trebuie sa administreze si utilizeze mai multe soft-uri, aceasta se traduce prin pierdere de bani, crearea unui mediu stresant si care dauneaza eforturilor tale de analizare a datelor.

Preventia este mama vindecarii si aici. Inainte de a te auto-sabota prin implementare multor soft-uri, ia in considerare in analiza ta si urmatoarele sfaturi:

  • Verifica daca nevoia ta nu este rezolvata in niciunul dintre soft-urile tale. Poate nu 100%, poate este nevoie sa adaptezi putin, poate renunti la o parte din nevoie, poate e nevoie de un trade-off Dar verifica.
  • Verifica daca pentru tipul tau de software exista o varianta superioara, eventual un upgrade care sa-ti rezolve nevoia.
  • Ia in considerare in research-ul tau un software care sa rezolve si alte nevoile, sa fie atotcuprinzator. Cred ca este mai productiv asa.

Exista expresia asta in engleza, Jack of all trades, master of none. Asta se aplica pentru al treilea sfat de mai sus, pentru soft-ul atotcuprinzator. Banuiesc ca primul tau gand a fost ca acestea sunt, de regula, destul de scumpe. Dar, ca regula generala, este mult mai eficient economic sa cumperi un software mare decat mai multe mici. Asta pentru ca exista costuri mari precum implementare, migrare, training, etc., costuri pe care nu le poti estima corect.

Totodata, trebuie sa ai grija la nivelul de vendor lock-in. Te poti interesa si despre avantajele unei unified platform vs single point platform. Nu ar fi rau sa discuti strategia ta si cu cei care iti vor vinde solutia.

Leave a comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *